Les technologies progressent en permanence et rencontrent une voie à des nouvelles utilisations de communication . On peut maintenant avoir plusieurs services de communications électroniques. L’électronique est l’utilisation des signaux et d’information pour évaluer, suivre ou modifier. Les nouvelles technologies sont des éléments nécessaires dans le but de travailler efficacement et avec performance. C’est le cas des entreprises de téléphonie, dont leurs activités consistent à la gestion des appels et qui doivent être toujours disponibles pour répondre les appels. Le standard téléphonique peut servir l’entreprise dans différents cas, grâce à l’existence de l’option enregistrement des appels. Il joue un rôle majeur car le premier contact entre la clientèle et l’entreprise réside dans conversation téléphonique.
Les avantages d'une permanence téléphonique pour une entreprise
Pour pouvoir conserver la relation de confiance avec les clients, il ne faut pas négliger l’importance du service d’accueil téléphonique. La recherche d’un service de
permanence téléphonique est donc indispensable. La permanence téléphonique
www.switchy.pro est dédiée pour gérer les appels téléphoniques, plus précisément les appels entrants. Un système de gestion d’appels et un logiciel consistent à traiter et partager les clients lors d’un appel. Le permanence téléphonique consiste à garder contact avec la clientèle tout en travaillant. Une permanence téléphonique peut être utilisée à une prise de rendez vous, à une assistance et conseil d’un client. C’est donc une solution flexible. Il existe une charte d’accueil téléphonique qui est une guide pour diriger la communication. Elle parle du comportement demandé durant la déroulement de conversation téléphonique. La charte est importante pour le bon déroulement de l’entretien téléphonique : donner une bonne image de l’entreprise, personnaliser l’accueil de la société. Le tarif de permanence téléphonique est abordable et avantageux. Grâce au
standard téléphonique, les plannings professionnels ne sont pas dérange quelque soit les appels entrants. Le gain de temps est très essentiel et la gérance des appels en même temps.
Mode d'emploi du standard téléphonique
La base de transfert des appels téléphoniques est très simple. Selon vos demandes, tous les appels à travers la ligne professionnelle est transférée vers le poste de secrétariat professionnel. En cas d’appel sans réponse, l’appel est transféré directement vers les secrétaires professionnelles qui répondent à la place de l’entreprise. Les secrétaires répondent en suivant les instructions et consignes de l’entreprise comme la prise de rendez vous, demande d’information. Le transfert d’appel peut se faire de manière ponctuel par exemple seulement pour les périodes de congés. La déviation d’appel peut se faire pendant les heures en dehors de l’heure de bureau. L’objectif est de garder la clientèle à tout moment. Il est possible de sauvegarder les appels téléphoniques pour pouvoir donner des renseignements à l’entreprise. Cette fonctionnalité consiste à évaluer les techniques d’accueil au téléphone ou bien fournir un justificatif quand il existe une réclamation venant des clients dans le but d’une amélioration des services. L’entreprise doit aviser les salariés de l’existence de l’enregistrement des appels téléphoniques ainsi que les conséquences personnelles qui peut se passer.
Les inconvénients de la permanence téléphonique
Il faut bien choisir le prestataire pour qu’il emploi un service efficace car il pourrait créer une image négative pour la société. Certains secrétaires peuvent avoir une difficulté de fournir les besoins des clientèles. Il faut tester les télé-secrétaires pour s’assurer de la qualité de ses services, que la formation à bien gérer les clientèles est vraiment mise en pratique. La permanence téléphonique ramène une valeur ajoutée très élevée donc évité toute erreur dans le choix du prestataire téléphonique. La mise en place du standard téléphonique doit être confiée par les spécialistes. Un standard téléphonique vaut cher à instaurer. Elle nécessite des frais d’investissement de départ. Il existe plusieurs types de standards suivant l’évolution de la technologie, par conséquent, il est préférable de choisir celle qui est plus performant et qui répondent aux exigences de l’entreprise. L’enregistrement des appels téléphonique n’est pas possible que pour une nécessité définie, l’enregistrement doit être proportionnel aux buts poursuivis. L’enregistrement des appels téléphoniques a une durée légale de conservation qui varie selon l’objectif des enregistrements. Auparavant, l’installation téléphonique est privé en suivant des protocole car beaucoup de tentative peuvent subvenir comme une écoute des communications en se connectant à un réseau ou bien une prise en charge à distance du système téléphonie.
